NARASINETWORK.COM - Dalam era kerja sama lintas negara yang semakin umum, kolaborasi dengan pihak dari latar belakang berbeda seringkali menjadi bagian tak terpisahkan dari perkembangan karir. Bagi banyak profesional, termasuk saya sendiri, perbedaan bahasa muncul sebagai salah satu hambatan paling nyata yang dihadapi pada tahap awal kolaborasi.
Saat saya pertama kali terlibat dalam proyek bersama tim dari luar, saya menyadari bahwa kemampuan berbahasa Inggris yang saya miliki untuk berkomunikasi sehari-hari tidak cukup untuk mengatasi tuntutan bahasa dalam lingkungan kerja profesional. Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi cenderung lebih fleksibel dan dapat diikuti dengan konteks yang jelas. Namun, dalam dunia bisnis dan teknis, setiap kata memiliki makna yang tepat dan seringkali tidak dapat diartikan secara harfiah.
Misalnya, kata "deliverable" yang sering digunakan dalam percakapan bisnis merujuk pada hasil kerja yang harus disampaikan pada tenggat waktu tertentu, bukan sekadar barang yang harus dikirimkan. Begitu pula dengan ungkapan seperti "touch base" yang berarti untuk berkomunikasi singkat untuk memperbarui informasi, atau "circle back" yang berarti akan kembali membahas suatu topik di kemudian hari. Pada awalnya, saya sering bingung dengan makna dari ungkapan-ungkapan ini, yang membuat saya harus sering meminta klarifikasi dan membaca referensi terkait bahasa bisnis secara mandiri.
Selain itu, kosakata khusus dalam bidang teknis menjadi tantangan tersendiri. Setiap industri memiliki kumpulan istilah yang digunakan secara luas oleh para profesional di dalamnya. Dalam proyek yang saya jalankan, saya harus mempelajari istilah-istilah yang terkait dengan pengembangan produk, manajemen proyek, dan standar kualitas yang berlaku di negara mitra kerja saya. Beberapa istilah bahkan tidak memiliki padanan kata yang tepat dalam bahasa Indonesia, yang membuat saya harus memahami konsep di balik kata tersebut sebelum dapat menggunakannya dengan benar.
Tantangan dalam Penyampaian Pesan, Sopan dan Jelas
Selain menguasai kosakata dan ungkapan khusus, cara menyampaikan pendapat dengan cara yang sopan namun jelas juga menjadi hal yang perlu saya pelajari dengan cermat. Setiap budaya memiliki norma tersendiri mengenai cara menyampaikan kritik, mengajukan saran, atau menyatakan persetujuan dan ketidaksetujuan. Perbedaan ini dapat menyebabkan kesalahpahaman jika tidak dipahami dengan baik.
Dalam lingkungan kerja saya sebelumnya, komunikasi cenderung lebih tidak langsung. Kritik atau saran seringkali disampaikan dengan cara yang dibalut dengan pujian atau penjelasan yang panjang agar tidak menyakitkan perasaan lawan bicara. Namun, mitra kerja saya cenderung menyampaikan pendapat dengan cara yang lebih langsung dan jelas. Mereka menghargai kecepatan dan kejelasan dalam komunikasi, yang membuat mereka dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu.
Pada satu kesempatan, saya mengajukan saran mengenai perbaikan proses kerja dengan cara yang tidak langsung dan penuh dengan kata-kata sopan yang berlebihan. Hasilnya, rekan kerja saya tidak menangkap makna utama dari saran yang saya berikan dan bahkan mengira bahwa saya hanya memberikan pujian terhadap proses yang sudah berjalan. Setelah berdiskusi lebih lanjut, saya menyadari bahwa saya perlu menyesuaikan gaya komunikasi saya agar pesan yang saya sampaikan dapat diterima dengan benar. Saya mulai belajar untuk menyampaikan pendapat dengan cara yang jelas dan langsung, namun tetap memperhatikan etika dan sopan santun yang berlaku.
Kesalahpahaman yang Muncul, Dampak pada Kerja Sama
Kesalahpahaman akibat perbedaan bahasa dan gaya komunikasi dapat memiliki dampak yang nyata pada kemajuan proyek dan hubungan antar anggota tim. Pada tahap awal kolaborasi, saya pernah mengalami kesalahpahaman mengenai tenggat waktu penyelesaian salah satu tahapan proyek. Mitra kerja saya menggunakan ungkapan "we aim to finish it shortly", yang saya artikan sebagai penyelesaian dalam waktu beberapa hari. Namun, bagi mereka, ungkapan tersebut merujuk pada penyelesaian dalam waktu beberapa minggu.
Kesalahpahaman ini menyebabkan saya membuat rencana kerja yang tidak sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama. Saya bahkan telah memulai beberapa tahapan kerja awal yang seharusnya dilakukan setelah tahapan tersebut selesai. Ketika kesalahpahaman ini terungkap, kami harus mengambil waktu untuk menyelaraskan kembali rencana kerja dan menyesuaikan jadwal yang telah dibuat. Meskipun tidak menyebabkan penundaan, pengalaman ini menjadi pelajaran berharga bagi saya tentang pentingnya mengkonfirmasi pemahaman terhadap setiap informasi yang disampaikan.
Dalam kasus lain, kesalahpahaman muncul akibat perbedaan dalam cara menyampaikan instruksi. Mitra kerja saya memberikan instruksi yang singkat dan langsung, yang saya anggap sebagai tidak jelas dan kurang rinci. Saya kemudian membuat keputusan sendiri mengenai beberapa bagian pekerjaan yang seharusnya dikonsultasikan terlebih dahulu. Hasilnya, pekerjaan yang saya selesaikan tidak sesuai dengan harapan mereka dan harus dilakukan revisi dari awal. Hal ini membuat kami kehilangan waktu dan tenaga yang berharga, namun juga membuat saya lebih memperhatikan pentingnya bertanya dan meminta klarifikasi ketika terdapat hal yang tidak dipahami.
Strategi untuk Mengatasi Tantangan, Membangun Jembatan Pemahaman
Setelah mengalami beberapa kesalahpahaman dan tantangan dalam komunikasi, saya dan tim kami mengembangkan beberapa strategi yang efektif untuk mengatasi perbedaan bahasa dan gaya komunikasi. Strategi-strategi ini tidak hanya membantu kami bekerja sama dengan lebih lancar, tetapi juga memperkuat hubungan antar anggota tim.
Pertama, kami menyepakati untuk menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas dalam semua bentuk komunikasi. Kami menghindari penggunaan idiom, ungkapan budaya, atau kata-kata yang memiliki makna ganda yang dapat menyebabkan kebingungan. Ketika perlu menggunakan istilah khusus atau kosakata teknis, kami selalu memberikan penjelasan singkat mengenai makna dari kata tersebut agar semua anggota tim dapat memahaminya dengan benar.
Kedua, kami membuat kebiasaan untuk mengkonfirmasi pemahaman terhadap setiap informasi yang disampaikan. Setelah setiap pertemuan atau setelah menerima pesan penting, kami akan mengirimkan ringkasan tertulis yang menjelaskan poin-poin utama yang telah dibahas dan keputusan yang telah dibuat. Hal ini memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama dan tidak ada kesalahpahaman yang terjadi di kemudian hari. Kami juga sering menggunakan alat bantu visual seperti diagram, bagan alur, atau contoh gambar untuk menjelaskan konsep yang kompleks, yang terbukti sangat membantu dalam mempermudah pemahaman.
Ketiga, kami aktif belajar tentang gaya komunikasi dan norma budaya dari masing-masing pihak. Saya menghabiskan waktu untuk membaca mengenai budaya kerja di negara mitra saya, termasuk cara mereka berkomunikasi, membuat keputusan, dan membangun hubungan kerja. Sebaliknya, rekan kerja saya juga belajar tentang norma budaya dan gaya komunikasi di Indonesia. Proses saling belajar ini tidak hanya membantu kami memahami satu sama lain dengan lebih baik, tetapi juga menumbuhkan rasa penghargaan terhadap keragaman yang ada.
Keempat, kami menggunakan berbagai alat komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan situasi. Untuk komunikasi yang memerlukan tanggapan segera, kami menggunakan panggilan suara atau video. Untuk komunikasi yang memerlukan dokumentasi atau rincian yang jelas, kami menggunakan email atau platform kolaborasi yang memungkinkan kami untuk berbagi dokumen dan memberikan komentar secara langsung. Kami juga menyetujui waktu kerja yang tumpang tindih agar kami dapat berkomunikasi secara real-time ketika diperlukan.
Pembelajaran yang Berharga, Melebihi Batasan Bahasa
Pengalaman menghadapi tantangan bahasa dan komunikasi telah memberikan pembelajaran yang sangat berharga bagi saya. Saya menyadari bahwa komunikasi efektif bukan hanya tentang menguasai bahasa secara teknis, tetapi juga tentang memahami konteks budaya dan emosi yang berada di balik setiap pesan yang disampaikan. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan orang dari latar belakang berbeda bukan hanya menjadi keterampilan yang berguna dalam kerja sama internasional, tetapi juga menjadi aset berharga dalam karir saya secara keseluruhan.
Saya juga belajar bahwa kesalahan dan kesalahpahaman adalah bagian alami dari proses belajar. Alih-alih merasa malu atau tertekan ketika membuat kesalahan, saya mulai melihatnya sebagai kesempatan untuk belajar dan meningkatkan kemampuan saya. Setiap kesalahan yang saya buat menjadi pelajaran yang membantu saya menjadi lebih baik dalam berkomunikasi dan bekerja dengan orang lain.
Selain itu, pengalaman ini telah memperluas wawasan saya tentang dunia dan membuat saya menjadi pribadi yang lebih terbuka dan fleksibel. Saya menyadari bahwa tidak ada satu-satunya cara yang benar untuk berkomunikasi, dan bahwa setiap budaya memiliki nilai dan kelebihan sendiri yang dapat dipelajari dan dihargai. Hal ini membuat saya lebih mampu beradaptasi dengan perubahan dan menghadapi tantangan baru dengan keyakinan yang lebih besar.
Komunikasi sebagai Jembatan Antar Budaya
Perbedaan bahasa memang menjadi hambatan yang nyata pada tahap awal kolaborasi dengan pihak asing. Meskipun kemampuan berbahasa Inggris yang cukup baik untuk keperluan sehari-hari menjadi dasar yang penting, penggunaan bahasa dalam konteks bisnis dan teknis membutuhkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai kosakata khusus, ungkapan bisnis, dan cara menyampaikan pendapat dengan cara yang sopan namun jelas. Namun, setiap tantangan yang dihadapi telah menjadi kesempatan untuk belajar dan tumbuh.
Melalui strategi yang tepat dan sikap yang terbuka, kita dapat membangun jembatan pemahaman yang menghubungkan perbedaan bahasa dan budaya. Komunikasi efektif bukan hanya tentang menyampaikan pesan dengan benar, tetapi juga tentang memahami dan menghargai perbedaan yang ada.
Ketika kita mampu mengatasi tantangan bahasa dan komunikasi, kerja sama lintas negara tidak hanya akan menjadi lebih lancar dan efektif, tetapi juga akan menghasilkan nilai bersama yang lebih besar dari jumlah bagian-bagiannya.
