NARASINETWORK.COM - JAKARTA, Banyak pengelola gedung mulai memperbarui prosedur verifikasi tamu agar selaras dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Peralihan ini diperlukan karena kebiasaan lama memfoto atau menahan kartu identitas tidak lagi sesuai dengan regulasi terkini. Aturan sekarang mewajibkan setiap bentuk pemrosesan informasi mengutamakan keamanan serta hak pemilik data secara ketat.
Salah satu alternatif yang disarankan adalah penerapan pencatatan tanpa menyimpan salinan fisik maupun digital. Petugas keamanan hanya perlu memeriksa identitas pengunjung dengan melihat kartu asli untuk memastikan kesesuaian profil. Informasi yang dicatat dibatasi pada nama lengkap, nomor telepon, serta maksud kunjungan tanpa menyertakan Nomor Induk Kependudukan yang bersifat pribadi.
Gedung bertingkat dapat memanfaatkan sistem manajemen pengunjung yang beroperasi dengan standar enkripsi tinggi. Teknologi ini menggantikan penggunaan ponsel pribadi petugas yang berisiko saat merekam data tamu. Informasi yang masuk melalui aplikasi atau kios mandiri langsung tersimpan di server aman yang tidak dapat diakses pihak luar secara sembarangan.
Kepatuhan hukum juga menuntut transparansi mengenai alasan pengambilan data pengunjung. Pengelola wajib memberikan keterangan jelas melalui pengumuman di area lobi mengenai penggunaan serta pengolahan informasi tersebut. Persetujuan dari pengunjung menjadi dasar legal utama sebelum keterangan pribadi dimasukkan ke sistem pangkalan data milik pengelola.
Pembatasan masa simpan data merupakan persyaratan teknis yang harus dijalankan oleh manajemen properti. Keterangan pribadi tamu tidak boleh disimpan secara permanen dan wajib dimusnahkan setelah urusan kunjungan berakhir. Sistem penghapusan otomatis menjamin tidak ada data pribadi yang tersisa melampaui batas waktu yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan.
Penggunaan standar keamanan internasional menjadi anjuran bagi perusahaan guna menjaga keamanan informasi secara menyeluruh. Penyesuaian prosedur ini bukan sekadar urusan administrasi, melainkan kewajiban hukum untuk melindungi masyarakat. Manajemen properti diharapkan segera meninggalkan praktik lama guna menghindari potensi gugatan hukum atau sanksi administratif dari pihak berwenang.
